Declarar tus impuestos no termina cuando envías los formularios. Es recomendable guardar copias de los formularios y todo el papeleo para que todo esté de acuerdo a las regulaciones. Por eso es lógica la pregunta: ¿Cuánto tiempo debo guardar tu declaración de impuestos y recibos?
¿Por cuánto tiempo debes guardar tu declaración de impuestos?
Presentar tu declaración de impuestos implica obtener un reembolso o pagar los impuestos necesarios. Sin embargo, esto no es todo: los requisitos de continúan después de enviar tus impuestos al IRS.
El servicio de rentas internas de Estados Unidos, puede auditar tus income taxes hasta por tres años después de haberlos enviados y en algunos casos pueden incluso auditar o revisar años anteriores.
Si esto sucede, necesitas tener los documentos y recibos que soportan los hechos en su declaración de impuestos en caso de que seas auditado por el IRS.
El servicio de impuestos internos recomienda que conserves una copia de su declaración de impuestos después de presentarla. El tiempo total en el que debes guardar tu declaración de impuestos depende de un par de factores.
En la mayoría de los casos, el IRS sugiere guardar tu declaración de impuestos hasta tres años después de presentarla.
A continuación te mostraremos varios factores que debes tener en cuenta al determinar cuánto tiempo debes guardar tu declaración de impuestos.
Guardar tu declaración de impuestos: Usa un servicio que genere tus taxes en PDF
Si quieres guardar tu declaración de impuestos de una manera segura y fácil, entonces te recomendamos usar un servicio de taxes como TurboTax, H&R Block o E-File.
Estos están entre el mejor software para hacer los taxes y te ayudan a guardar tu declaración de impuestos de manera electrónica sin tener que preocuparte por tenerlos impresos en papel.
Después de hacer los taxes gratis con estos programas, puedes optar por descargar una copia digital de tu formulario 1040 y declaración de impuestos completa, la cual puedes guardar en un lugar seguro e imprimirla en cualquier momento (si llegaras a necesitarla).
Esta es una manera práctica de guardar tu declaración de impuestos de una manera segura y práctica; evitando que tus planillas de declaración e impuestos caigan en manos ajenas al guardarlas de manera impresa.
Escanear tus declaraciones de impuestos que ya tienes
Otra opción muy inteligente si tienes las copias de tu declaración de impuestos es guardar copias electrónicas. Esto es especialmente útil si no quieres archivar tantos papeles o quieres evitar que otras personas miren estos documentos.
Nuestro método preferido para escanear las declaraciones de impuestos de forma segura:
- Usar un escáner de documentos con buena resolución. En nuestro caso preferimos un escáner especializado como el Brother DS-620.
- Digitaliza todos tus documentos y formularios de impuestos (incluyendo el formulario 1040, w2, 1099, recibos y todos los documentos de income taxes).
- Encripta tu archivo y protégelo con una contraseña usando un programa gratis como KeePass. Puedes instalar este software en un pen drive o flash drive y así proteger tus declaraciones de impuestos de años anteriores.
Factores que debes tener en cuenta antes de botar tu declaración de impuestos
Una de las preguntas más frecuentas al analizar por cuánto tiempo debes guardar tu declaración de impuestos es: ¿por cuánto tiempo debo guardar los recibos después de hacer los taxes? A continuación analizamos preguntas frecuentes y factores que debes tener en cuenta.
1. Periodo de limitación del IRS
En general, el IRS indica que debes guardar una declaración de income taxes hasta el final del “estatuto de limitaciones» (en inglés, statute of limitations).
El estatuto de limitaciones es el período durante el que aún puedes presentar una declaración enmendada, generalmente para obtener un reembolso de una deducción de pérdidas u obtener un crédito.
El estatuto de limitaciones también abarca el tiempo que el IRS puede auditar tus impuestos o aplicar sanciones basadas en la información de cierto año de impuestos.
Como regla general, el periodo de limitaciones es de 3 años desde la fecha que presentaste la declaración o dos años desde la fecha que pagaste los impuestos, el que ocurra menos recientemente.
2. Por cuánto tiempo guardar los recibos
Si tu declaración de impuestos incluye deducciones o pérdidas, el IRS informa que debes guardar esta declaración y los recibos correspondientes durante siete años.
Por ejemplo, si reclamas una deducción de créditos incobrables, asumes que alguien te debe dinero y concluyes que esta deuda nunca será pagada. Otro ejemplo: las acciones sin valor son aquellas acciones de compañías que han perdido todo su valor, sin la posibilidad de volver a recuperarlo en el futuro (el caso de las empresas que hayan sido liquidadas).
3. Ingresos no declarados o fraude
Si el IRS descubre que tienes ingresos no declarados o comentes fraude de impuestos, el periodo que debes guardar tu declaración de taxes será de seis años.
El IRS puede examinar tus impuestos de hasta seis años atrás si descubre que recibiste más ingresos de los que declaraste y que esta cantidad es al menos el 25 por ciento de los ingresos brutos realmente registrados.
Si presentas una declaración de impuestos fraudulenta, una declaración que sepas que es falsa en el momento de presentarla, el IRS puede mirar tu declaración de impuestos por tiempo indefinido.
Una pregunta obvia es: ¿cuándo se cruza la línea del fraude? ¿Cuándo es un delito? La diferencia en última instancia se reducen a si el IRS cree y puede probar que las declaraciones falsas en tu declaración de impuestos fueron intencionales.
4. Obtener copias de declaraciones pasadas
El IRS recomienda que el tiempo para guardar tu declaración de impuestos para tu uso personal sea mínimo. Las declaraciones de impuestos incluyen una gran cantidad de información sobre tus finanzas, por lo que algunas personas optan por guardarlas todos los años.
En el sitio oficial del IRS puedes obtener transcripciones de tus impuestos declarados en los últimos 7 años, después de lo cual el servicio de rentas internas es requerido por ley que destruya la información.
Puedes usar el formulario 4506-T para obtener una transcripción de tu declaración de impuestos por correo. Recibirás una copia impresa de todos los datos de tus taxes, pero esta no será una copia de tu declaración de impuestos que enviaste. Será un resumen de tus datos de impuestos para ese año.
Las transcripciones son gratis. Si necesitas una declaración de impuestos con más de 7 años de anterioridad, puedes pedir una copia al IRS mediante la presentación de formulario 4056. Esto tendrá un costo de $57.
Guardar tu declaración de impuestos: Resumen
Como regla general, se recomienda guardar tu declaración de impuestos por un mínimo de 3 años y un máximo de 7 años. Después de este tiempo es poco probable que necesites la información en tu declaración de los impuestos.
Si prefieres ser prevenido o quieres guardar todas tus declaraciones de impuestos tenemos dos recomendaciones que algunos usuarios han sugerido:
- Usa un servicio como TurboTax o H&R Block para hacer los taxes. Estos servicios te permitirán guardar una copia digital de tu declaración de impuestos completa, la cual podrás archivar digitalmente en un lugar seguro y guardarla por mucho tiempo.
- Si prefieres hacer tus impuestos manualmente, puedes comprar un escáner digital y así guardar copias digitales de tu planillas de impuestos para ser archivadas por mucho tiempo, ahorrando espacio y evitando que estas caigan en manos ajenas.
Guardar tu declaración de impuestos: Opiniones
Recuerda que si tienes preguntas o dudas sobre cuánto tiempo guardar tu declaración de impuestos, puedes dejarnos un comentario en la parte de abajo y te ayudaremos a tomar la mejor decisión.
¿Por cuánto tiempo debes guardar tu declaración de impuestos? ¿Por cuánto tiempo hay que guardar los recibos? Queremos saber tu opinión. Si tienes alguna anécdota o experiencia respecto a este tema, déjanos un comentario en la parte de abajo para el beneficio de nuestros usuarios.